1DOX privaatsuspoliitika

1. Üldsätted

1.1 Käesolev privaatsuspoliitika selgitab, kuidas 1DOX Digital OÜ (registrikood 12595949, KMKR nr EE102244748, aadress Pärnu mnt 113, 11312 Tallinn, Eesti; edaspidi 1DOX või meie) töötleb isikuandmeid 1DOX portaalis aadressil 1dox.eu (edaspidi Portaal).

1.2 Isikuandmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (EL) 2016/679 (edaspidi GDPR) ja isikuandmete kaitse seadusega.

1.3 Poliitika ei ole leping ja selle kohta nõusolekut ei küsita. Portaali kasutamise tingimused on toodud kasutustingimustes.

2. Vastutav ja volitatud töötleja

2.1 Kontoomanike andmete (konto, sisselogimine, arveldus, kasutus) osas on vastutav töötleja 1DOX.

2.2 Portaali üles laaditud dokumentide ja nende allkirjastama kutsutud isikute andmete osas on vastutav töötleja dokumendi omanik (meie klient). 1DOX töötleb neid andmeid volitatud töötlejana dokumendi omaniku juhiste alusel ja ainult Teenuse osutamiseks.

2.3 Ettevõtte tööruumis on dokumendi omanik see ettevõte, kelle tööruumis dokument asub.

3. Milliseid andmeid töötleme

3.1 Kontoomanik: nimi, isikukood ja isikukoodi riik, e-posti aadress, sisselogimisviis (eID, Google, Apple, Microsoft või e-post ja parool koos kaheastmelise TOTP-koodiga), seotud ettevõtted ja rollid neis, ettemaksukonto jääk, maksed ja arved, paketi andmed ning kasutusandmed (näiteks allkirjade arv ja tehisintellekti kasutus).

3.1.1 Turvalisuse tagamiseks salvestame sisselogimisel seadme tunnuse, brauseri nimetuse (user-agent) ja IP-aadressi, et hoiatada uuest seadmest sisselogimisest.

3.2 Allkirjastaja (ka kontota): nimi, isikukood, riik, allkirjastamise sertifikaat, allkirjastamise aeg ja viis ning e-posti aadress, kui ta kutsuti e-posti teel.

3.3 Dokumentide sisu, sealhulgas neis sisalduvad isikuandmed. Dokumendi sisu töötleme ainult Teenuse osutamiseks (hoidmine, kuvamine, allkirjastamine, Kasutaja käivitatud funktsioonid).

3.4 Suhtlus: tagasiside- ja kontaktivormi kaudu saadetud nimi, e-posti aadress ja sõnum.

4. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

4.1 Lepingu täitmine (GDPR art 6 lg 1 p b): konto pidamine, sisselogimine, dokumentide hoidmine, allkirjastamine, arveldus ja kliendituge.

4.2 Dokumendi omaniku juhised (GDPR art 28): allkirjastajate ja dokumentide andmete töötlemine dokumendi omaniku nimel.

4.3 Juriidiline kohustus (GDPR art 6 lg 1 p c): raamatupidamisdokumentide säilitamine raamatupidamise seaduse alusel ja rahapesu tõkestamise nõuded.

4.4 Õigustatud huvi (GDPR art 6 lg 1 p f): Teenuse turvalisus, pettuste ja kuritarvituste tõkestamine, vigade jälgimine ning võltsimiskindla tõendusliku logi pidamine.

4.5 Nõusolek (GDPR art 6 lg 1 p a): statistika- ja reklaamiküpsised avalikel turunduslehtedel (punkt 10).

5. Allkirjastamine ilma kontota

5.1 Dokumendi allkirjastamine ei loo kontot. Allkirjastaja andmeid töödeldakse dokumendi omaniku nimel (punkt 2.2).

5.2 Allkirjastaja võib hiljem soovi korral konto luua. Sel juhul lisatakse kontole ka dokumendid, mille ta on varem allkirjastanud: iga dokumendi kohta hoiame allkirja kirjet (isikukood ja dokument) nii kaua, kuni dokument on olemas.

6. Säilitamine

6.1 Kontoandmed: kuni konto on aktiivne. Konto kustutamisel kohaldub kasutustingimuste punkt 8.3.

6.2 Arveldus- ja raamatupidamisandmed: 7 aastat majandusaasta lõpust (raamatupidamise seadus).

6.3 Kontota allkirjastaja andmed: nii kaua, kuni dokumendi omanik dokumenti hoiab. Dokumendi lõplikul kustutamisel eemaldatakse allkirjastaja nimi ja isikukood allkirjastamise, allkirja ja kutse kirjetest.

6.4 Dokumendid: kuni omanik need kustutab, arvestades omaniku enda seadusest tulenevaid säilitamiskohustusi.

6.5 Tõenduslik logi: säilitatakse alaliselt, ka pärast dokumendi kustutamist, võltsimiskindla tõendina allkirjastamise ja juurdepääsu kohta. Logis võivad säilida allkirjastajate ja kutsutute nimi, isikukood, riik ja e-posti aadress. Alus: õigusnõuete koostamine, esitamine või kaitsmine (GDPR art 17 lg 3 p e) ja õigustatud huvi.

7. Andmete saajad ja alltöötlejad

7.1 Isikuandmeid ei müüda. Andmeid edastatakse ainult järgmistele alltöötlejatele ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks:

7.1.1 Amazon Web Services (Frankfurt, eu-central-1) — majutus, andmebaas, failide hoidmine ja sissetuleva e-posti vastuvõtt. Dokumente hoitakse Euroopa Liidus.

7.1.2 eID Easy — elektrooniline allkirjastamine ja eID-ga sisselogimine (koos usaldusteenuse osutajatega, kelle vahendit allkirjastaja kasutab).

7.1.3 Mandrill (Mailchimp) — e-kirjade saatmine.

7.1.4 Stripe ja Montonio — maksete töötlemine. Kaardiandmeid 1DOX ei näe ega hoia.

7.1.5 Anthropic ja Voyage AI — tehisintellekti funktsioonid ja dokumendiotsing, ainult Kasutaja käivitatud funktsiooni korral (punkt 9).

7.1.6 Google — sisselogimine Google'i kontoga, Google Drive'ist importimine, statistika ja reklaamimõõtmine nõusoleku korral (punkt 10).

7.1.7 Microsoft — sisselogimine Microsofti kontoga, OneDrive'ist importimine ning partneri e-posti saatmine partneri enda Microsoft 365 kaudu.

7.1.8 Apple — sisselogimine Apple'i kontoga, kui see on kasutusel.

7.1.9 Sentry (Euroopa Liidu andmekeskus) — tehniliste vigade jälgimine, ilma isikuandmeteta.

7.2 Dokumentide teisendamine, viirusekontroll ja allkirjade valideerimine toimuvad 1DOX-i enda serverites.

7.3 Andmeid võidakse avaldada ametiasutustele, kui seadus seda nõuab.

8. Andmete edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda

8.1 Osa alltöötlejaid (näiteks Anthropic, Voyage AI, Mandrill, Stripe, Google, Microsoft, Apple) on Ameerika Ühendriikide ettevõtted või nende tütarettevõtted, mistõttu võivad andmed jõuda väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda.

8.2 Sellisel edastamisel tugineme Euroopa Komisjoni tunnistatud EL–USA andmekaitseraamistikule (kui saaja on sellega liitunud) või Euroopa Komisjoni kinnitatud tüüplepingutingimustele.

9. Tehisintellekt

9.1 Tehisintellekti funktsioone kasutatakse ainult siis, kui Kasutaja need ise käivitab. Töödeldakse vaid funktsiooniks vajalikku dokumendisisu.

9.2 Klientide dokumente ei kasutata tehisintellekti mudelite treenimiseks — ei 1DOX-i ega alltöötlejate poolt.

10. Küpsised

10.1 Portaal kasutab vajalikke küpsiseid: sisselogimise seanss, turvalisus (sh seadme tuvastamine), keelevalik ja kasutajaliidese eelistused. Need ei vaja nõusolekut.

10.2 Avalikel turunduslehtedel kasutame Google Analyticsit ja Google Adsi ainult nõusolekul. Enne nõusolekut ei seata Google'i küpsiseid; Google võib saada küpsisteta päringuid. Valikut saab igal ajal muuta jaluses lingi „Küpsiste seaded“ kaudu.

10.3 Portaalis sisselogitud kasutajat ei mõõdeta ning dokumentide aadresse Google'ile ei edastata.

11. Sinu õigused

11.1 Sul on õigus tutvuda oma andmetega, nõuda nende parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist, esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhinevale töötlemisele ning saada oma andmed masinloetaval kujul (andmete ülekandmine). Nõusoleku võid igal ajal tagasi võtta.

11.2 Kui oled allkirjastaja või dokumendis nimetatud isik ja dokument kuulub meie kliendile, esita taotlus dokumendi omanikule. Kui pöördud meie poole, edastame taotluse dokumendi omanikule.

11.3 Vastame taotlusele ühe kuu jooksul. Enne vastamist võime kontrollida taotleja isikut.

11.4 Sul on õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee).

12. Muudatused ja kontakt

12.1 Poliitikat võidakse muuta. Kehtiv versioon on alati kättesaadav Portaalis; olulistest muudatustest teavitame kontoomanikke ette.

12.2 Kontakt isikuandmete küsimustes: 1DOX Digital OÜ, Pärnu mnt 113, 11312 Tallinn, e-post info@1dox.site.

12.3 Poliitika eesti- ja ingliskeelse versiooni vastuolu korral lähtutakse eestikeelsest versioonist.